TOU1 : #1 ERP

ERP

Enterprise Resource Planning

Pengertian

Enterprise Resource Planning, atau dalam bahasa Indonesia yang berarti Perencanaan sumber daya perusahaan.
ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Kegunaan/Fungsi ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan :
- Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
- Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
- Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

Keuntungan yg bisa diukur :

• Penurunan inventori
• Penurunan tenaga kerja secara total
• Peningkatan service level
• Peningkatan kontrol keuangan
• Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Manfaat dan Penerapan ERP

Kebanyakan orang melihat solusi perencanaan sumber daya perusahaan atau biasa dikenal dengan istilah ERP (Enterprise Resource Planning) hanya diperlukan oleh perusahaan manufaktur besar. Bisnis atau usaha yang memproduksi barang-barang yang nantinya akan dijual di pasaran memerlukan pelacakan informasi dalam jumlah besar secara memadai.

Para pengambil keputusan perlu memantau segala aktivitas untuk memastikan operasional berjalan dengan lancar dan efisien. Selain itu supply chain dan informasi ketersediaan barang perlu dilacak dengan hati-hati untuk memastikan produksi tidak akan terganggu akibat adanya kekurangan komponen manufaktur yang diperlukan. Terakhir, bagian di dalam organisasi yang dapat diperbaiki untuk memaksimalkan pendapatan juga perlu untuk diawasi dengan ketat. Semua ini adalah alasan untuk para perusahaan besar untuk menerapkan solusi perangkat lunak ERP.

Namun, ada cara-cara yang dapat dilakukan oleh organisasi kecil dan menengah untuk bisa mendapatkan keuntungan dari penerapan sistem ERP. Masih sesuatu hal yang tidak biasa bagi perusahaan kecil dan menengah untuk mengintegrasikan platform ERP yang dirancang untuk perusahaan yang lebih besar ke dalam organisasi mereka. Biasanya, apa yang perusahaan-perusahaan ini akan lakukan adalah meminta kepada vendor untuk dibuatkan aplikasi dengan versi yang lebih sederhana dan dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka.

Terlepas dari ukuran perusahaan, berikut adalah penerapan yang harus selalu diikuti selama implementasi ERP :

• Hanya instal apa yang dibutuhkan : dengan segudang manfaat yang berasal dari instalasi perangkat lunak ERP, terkadang beberapa orang akan ikut tergoda untuk menginstal komponen-komponen yang sebenarnya tidak terlalu diperlukan. Disarankan untuk melakukan analisa mendalam mengenai perusahaan terlebih dahulu dan menginstal modul-modul yang dapat membantu untuk memperbaiki area-area yang bermasalah.

• Prioritaskan Kegunaan : Setiap ada sistem baru diterapkan, akan membutuhkan waktu bagi mereka yang terlibat setiap harinya untuk terbiasa berada di dalam sistem tersebut. Kembali disarankan untuk memilih vendor yang memiliki platform yang dapat memudahkan pengguna untuk bernavigasi. Hal tersebut dapat membuat proses transisi menjadi lebih lancar.

• ERP bukan hanya tentang IT : Departemen IT di setiap organisasi akan selalu terlibat erat selama pelaksanaan ERP. Namun, karena sistem akan berdampak pada seluruh organisasi, diperlukan bagian lain untuk dilibatkan ke dalam proyek tersebut. Siapa saja di dalam perusahaan yang terlibat dalam pemilihan platform atau seseorang yang akan menggunakan sistem tersebut harus saling bekerja sama untuk memastikan penginstalan berjalan lancar.

Contoh Pengaplikasian ERP

Berikut merupakan contoh pengaplikasian ERP di suatu perusahaan, yaitu :

PT. Semen Gresik

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :

Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.

Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :

Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.

Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.

Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya.Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan -- khususnya para user -- yang dari waktu ke waktu terus berkembang.Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user.Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka.Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir.Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.

Referensi :

- https://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan

- http://www.getilo.com/manfaat-dan-penerapan-erp-untuk-perusahaan-anda/

- http://doddy_iskandar.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/26624/ERP.doc

- http://deniluthfianto.blogspot.co.id/2012/10/contoh-penerapan-erpenterprise-resource.html

TOU 1 : Organisasi dan Manajemen

Organisasi & Manajemen

(Organization & Management)

1. Organisasi

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisis organisasi (organization analysis)

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut :

Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat di sekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Ciri-ciri dari organisasi adalah :

• Adanya komponen ( atasan dan bawahan).
• Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang.
• Adanya tujuan.
• Adanya sasaran.
• Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati.
• Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas.
• Adanya komunikasi antar suatu anggota dengan yang lain.

Menurut Berelson dan Steiner(1964:55) sebuah organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

• Formalitas, merupakan ciri organisasi sosial yang menunjuk kepada adanya perumusan tertulis daripada peratutan-peraturan, ketetapan-ketetapan, prosedur, kebijaksanaan, tujuan, strategi, dan seterusnya.
• Hierarkhi, merupakan ciri organisasi yang menunjuk pada adanya suatu pola kekuasaan dan wewenang yang berbentuk piramida, artinya ada orang-orang tertentu yang memiliki kedudukan dan kekuasaan serta wewenang yang lebih tinggi daripada anggota biasa pada organisasi tersebut.
• Besarnya dan Kompleksnya, dalam hal ini pada umumnya organisasi sosial memiliki banyak anggota sehingga hubungan sosial antar anggota adalah tidak langsung (impersonal), gejala ini biasanya dikenal dengan gejala “birokrasi”.
• Lamanya (duration), menunjuk pada diri bahwa eksistensi suatu organisasi lebih lama daripada keanggotaan orang-orang dalam organisasi itu.

Organisasi juga memiliki unsur-unsur tertentu, yaitu:

• Sebagai wadah atau tempat untuk bekerja sama
• Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
• Jelas tugas kedudukannya masing-masing
• Ada tujuan tertentu

2. Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur."

Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Berikut definisi dari manajemen menurut para ahli :

• Mary Parker Follet menyatakan bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. 
• Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Unsur-Unsur Manajemen :

• Manusia ( man ). sarana penting atau sarana utama setiap manajer untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan oleh individu-individu tersendiri atau manusianya. 
• Material ( material ). Dalam proses pelaksanaan kegiatan, manusia menggunakan material atau bahan-bahan yang dianggap sebagai alat atau sarana manajemen untuk mencapai tujuan. 
• Mesin ( Machine ). Dalam kemajuan teknologi, manusia bukan lagi sebagi pembantu mesin seperti pada masa lalu sebelum Revolusi Industri terjadi. Bahkan, sebaliknya mesin telah berubah kedudukannya menjadi pembantu manusia.
• Metode ( method ). Untuk melakukan kegiatan secara guna dan berhasil guna, manusia dihadapkan kepada berbagai alternatif metode cara menjalankan pekerjaan tersebut sehingga cara yang dilakukannya dapat menjadi sarana atau alat manajemen untuk mencapai tujuan. 
• Uang ( money ). Uang sebagai sarana manajemen harus digunakan sedimikian rupa agar tujuan yang diinginkan tercapai. Kegiatan atau ketidaklancaran proses manajemen sedikit banyak dipengruhi oleh pengelolaankeuangan. 
• Pasar ( Markets ). Bagi badan yang bergerak dibidang industri maka sarana manajemens penting lainnya seperti pasar-pasar atau market merupakan bidang yang terpenting.

REFERENSI :

• https://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi
• http://www.anneahira.com/pengertian-organisasi.htm
• https://gerald85joshua.wordpress.com/2013/10/17/pengertian-ciri-ciri-unsur-unsur-teori-organisasi/
• https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen
• http://www.artikelsiana.com/2014/08/unsur-unsur-manajemen.html#_